Presupuestos de Educación Superior – Ejemplo de Solicitud de Gastos

¿Qué es una plantilla de presupuesto de solicitud de gastos?

Las plantillas de presupuesto de solicitud de gastos se consideran formularios para los departamentos y son utilizados por los gerentes para registrar los gastos estimados para el próximo año. La funcionalidad clave de este tipo de formulario es mostrar automáticamente el resumen del presupuesto de nómina (introducido en una plantilla para empleados aparte y detallada) y proporcionar el registro de los demás gastos. Las columnas de la izquierda muestran los resultados reales del año pasado, así como, el cambio objetivo que la oficina de presupuesto espera ver. Si se desea, también se puede mostrar el presupuesto del año pasado y utilizarlo como referencia. Además, el responsable del departamento puede ingresar un porcentaje o un monto (o ambos) para aumentar o disminuir el presupuesto base. Las explicaciones se introducen en la columna de comentarios de la derecha y pueden mostrarse posteriormente en los informes finales de revisión del presupuesto. A continuación, encontrará un ejemplo de este tipo de formulario.

Propósito de las plantillas de solicitud de gastos

Las universidades y entidades de educación superior utilizan las plantillas de solicitud de gastos para ofrecer a los gerentes de los departamentos un formulario en línea seguro y conveniente para registrar su presupuesto. Cuando se utilizan como parte de las buenas prácticas empresariales en el departamento de Presupuestos y Planificación, una entidad de educación superior puede mejorar el proceso y la eficacia de la elaboración del presupuesto anual, así como reducir las posibilidades de que se produzcan retrasos o inexactitudes en los presupuestos debido a que los usuarios carecen de buena información o de la capacidad de documentar sus solicitudes.

Ejemplo de plantilla de solicitud de gastos

A continuación, se muestra un ejemplo de formulario de presupuesto universitario para la solicitud de gastos de los departamentos.

Ejemplo de plantilla de solicitud de gastos

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¿Quién utiliza este tipo de formulario?

Los usuarios típicos de este tipo de formulario son: Los gerentes del presupuesto y los directores de departamento.

Otros formularios utilizados a menudo junto con las plantillas de solicitud de gastos

El Departamento de Presupuestos y Planificación utiliza a menudo diferentes plantillas de solicitud de gastos, junto con plantillas de nóminas, gastos de capital y presupuestos de ingresos, así como otras herramientas de gestión y control.

¿De dónde provienen los datos para el análisis?

Los datos reales (transacciones históricas) suelen provenir de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite y otros.

En los análisis en los que se utilizan presupuestos o previsiones, los datos suelen provenir de modelos internos de hojas de cálculo Excel o de soluciones profesionales de gestión del rendimiento corporativo (CPM/EPM).

¿Qué herramientas se utilizan normalmente para la presentación de informes, la planificación y Dashboards?

Ejemplos de programas informáticos empresariales utilizados con los datos y los sistemas de planificación de los recursos empresariales (ERP) mencionados anteriormente son:

  • Escritores de informes de ERP nativos y herramientas de consulta
  • Hojas de cálculo (por ejemplo, Microsoft Excel)
  • Herramientas de gestión del rendimiento corporativo (CPM) (por ejemplo, Solver)
  • Dashboards (por ejemplo, Microsoft Power BI and Tableau)

Soluciones tecnológicas de gestión del rendimiento corporativo (CPM) y más ejemplos

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