Principales Funcionalidades de Planificación en las Mejores Aplicaciones de Software para Elaboración de Presupuestos y Previsiones 

Este artículo es la parte 1 de una serie de 8 partes sobre la evaluación de las mejores herramientas de CPM para su negocio. La Parte 1 se centra en evaluar las capacidades de planificación dentro de las mejores aplicaciones de software de presupuestación y previsión. 

El software de planificación, utilizado para agilizar los procesos de presupuestación y previsión, pertenece a una categoría de software típicamente conocida como Gestión del Desempeño Corporativo (CPM). Ya sea causado por la incertidumbre económica o un mercado más competitivo, este tipo de software en la nube está aumentando rápidamente en popularidad en este momento. Después de todo, las empresas que pueden ofrecer presupuestos precisos para planificar sus asignaciones de recursos, y que actualizan continuamente sus pronósticos para ayudar a predecir los resultados, obtienen una ventaja sobre las empresas que no tienen esta capacidad. 

Sin embargo, simplemente implementar un software de CPM para agilizar los procesos de planificación no es la solución completa para ofrecer un sistema optimizado para la presupuestación y la previsión. Si bien ahora hay docenas de proveedores de software que pueden ofrecer software CPM con funciones de planificación, también debe asegurarse de que la solución sea CORRECTA para su negocio. Esto significa que la funcionalidad debe ser adecuada para su empresa única y sus necesidades de presupuesto y previsión, y también debe admitir los requisitos específicos de la industria. Y, por supuesto, el retorno de la inversión  (ROI) debe ser positivo. 

Al trabajar sobre un proceso de selección para encontrar el software de planificación para su organización, hay algunas características que debe buscar que son más importantes que otras. 

Estas son algunas de las principales características que debe buscar para encontrar la mejor aplicación de presupuesto y pronóstico 

Si bien la mayoría de los proveedores probablemente pueden mostrar más de 100 características en su producto (algo que puede hacer que la selección de software sea una pesadilla virtual), hay una regla clara de 80/20 que se puede aplicar cuando esté listo para acercarse a los factores críticos de éxito. 

Aquí hay una lista de cinco áreas de funcionalidad principales: 

  1. Formulario de entrada flexible y diseñador de informes 

Todas las mejores soluciones de presupuesto y previsión tienen un «diseñador de plantillas». Además de los formularios de entrada e informes prediseñados que una solución de CPM debe proporcionar de inmediato, el diseñador de plantillas es donde un usuario o consultor capacitado puede crear nuevas plantillas o adaptar las existentes a las necesidades específicas del negocio. 

Aproximadamente la mitad de los proveedores de CPM han creado complementos para Microsoft Excel donde se diseñan las plantillas. Esto generalmente proporciona el mejor diseño y las opciones de fórmulas más ricas, y, por supuesto, la mayoría de los departamentos de finanzas ya están muy familiarizados con Excel, lo que acorta la curva de aprendizaje. Otros proveedores han creado un diseñador de plantillas propietario, a menudo con fórmulas que son similares a Excel. 

Nota: Tenga en cuenta a los proveedores de CPM que tienen dos diseñadores de plantillas porque eso significa el doble de capacitación para los usuarios avanzados. Puede volverse desordenado en flujos de trabajo, paquetes de informes y otras áreas si las plantillas se crean con dos tecnologías diferentes. La razón de dos herramientas es casi siempre que la funcionalidad en el diseñador propietario del proveedor no era suficiente para sus clientes, por lo que luego agregaron un diseñador de Excel para manejar modelos de clientes complejos con mucho formato. 

Sin un diseñador de plantillas sólido en su nueva solución de planificación, corre un alto riesgo de tener que cambiar significativamente sus formatos de entrada de presupuesto favoritos para adaptarse a la capacidad de la herramienta del proveedor o, en muchos casos, de mantener una parte de sus modelos de planificación en hojas de cálculo manuales. 

Tener un diseñador de plantillas flexible y fácil de usar también permite la creación de informes de presupuesto que se pueden ejecutar a lo largo del proceso presupuestario para ver actualizaciones presupuestarias en tiempo real e identificar posibles áreas de preocupación. Esto le ayuda a abordar los problemas de forma rápida y temprana en el proceso, lo que significa que tendrá una mejor visibilidad y proyecciones más precisas. 

Aquí hay una lista de aproximadamente 500 ejemplos de informes, formularios de presupuesto y previsión, así como paneles de control. Es una buena idea preguntar a los candidatos de sus proveedores si puede ver ejemplos de sus bibliotecas de plantillas. Cuantos más ejemplos proporcionen, más seguro estará de que su solución tiene un buen diseñador de plantillas. 

2. Detalles y comentarios del elemento de línea 

Especialmente en los procesos de presupuesto anual, estas son características muy importantes para garantizar la documentación adecuada y la justificación de las cifras de ventas, gastos u otras cifras que un usuario ingresa en su departamento. Los ejemplos típicos de áreas donde los detalles y comentarios de los artículos de línea se utilizan con frecuencia incluyen gastos de viaje y suministros de oficina. Cuando los usuarios finales utilizan activamente los detalles de la partida e ingresan comentarios donde sea que se necesite una explicación, también tiende a aumentar su sentido de propiedad y responsabilidad en el presupuesto que están enviando. 

Entrada de gastos a nivel de cuenta GL. Incluye detalles de artículos de línea, propagación, etc. 

Sin detalles de elementos de línea, un usuario final puede tener que mantener acumulaciones detalladas en hojas de cálculo. Alternativamente, pueden simplemente ingresar cifras de nivel superior sin un cálculo de abajo hacia arriba detrás de sus números. Ambos enfoques pueden resultar en presupuestos más inexactos, así como retrasos en el proceso presupuestario, ya que los aprobadores y revisores del presupuesto a menudo tienen que pedir a los jefes de departamento y otros usuarios finales que proporcionen explicaciones y detalles adicionales para respaldar sus números. 

3. Flujo de trabajo y listas de comprobación 

Las organizaciones que deciden comprar un software de planificación suelen tener 10 o más usuarios y, a veces, cientos de usuarios. La sólida funcionalidad del flujo de trabajo puede ser un gran ahorro de tiempo al administrar: 

  • Plazos 
  • Presupuestos abiertos y cerrados 
  • Estados presupuestarios (presentado, aprobado, rechazado, etc.) 
  • Qué formularios de entrada deben ser utilizados por los diferentes departamentos 
  • Y más 

Si bien la mayoría de las soluciones modernas de planificación basadas en la nube ofrecen módulos de flujo de trabajo, las listas de verificación son más raras. Una lista de verificación de presupuesto suele ser una lista organizada cronológicamente de todos los elementos que un gerente de presupuesto tiene que realizar o supervisar en un proceso de planificación corporativa. Una lista de verificación podría comenzar con objetivos estratégicos y pasos para pronosticar el resto del año en curso, luego entrar en el proceso presupuestario real y terminar con la presentación de informes y consolidación del presupuesto final y las presentaciones ejecutivas. Las listas de verificación ayudan a garantizar que todo se haga a tiempo y, a menudo, incluyen funciones como casilla de verificación, descripción, persona responsable, un enlace a la actividad, fecha límite y notificaciones. 

Gestor del proceso de planificación e información

 Sin un buen módulo de flujo de trabajo y listas de verificación, es muy probable que se requiera mucho más tiempo recordando a las personas los plazos, preguntando si sus números son finales y están listos para su aprobación, y administrando el proceso. Los procesos pueden ser aún más frustrantes y complejos de administrar manualmente en empresas que tienen múltiples versiones de presupuesto para realizar un seguimiento. 

4. Integraciones de ERP y nómina 

Si bien todas las buenas soluciones de CPM pueden importar datos reales de sistemas de origen como ERPs y software de nómina, la calidad y complejidad para configurar integraciones automatizadas varía mucho. La complejidad aumenta cuando tiene orígenes de datos repartidos entre la nube y las instalaciones. Por ejemplo, no es inusual que el sistema ERP de una empresa sea una solución heredada local o alojada y que tengan otras fuentes de datos, como la nómina, que pueden ser una solución en la nube. Esto da como resultado múltiples integraciones directas y/o basadas en archivos diferentes. 

Cuando evalúe diferentes proveedores de CPM para sus necesidades de presupuestación y previsión, debe solicitar información detallada sobre la integración de cada solución con sus sistemas, incluido el tiempo y el costo que lleva configurarlos. Una integración realmente buena y preconstruyda debería tardar como máximo una hora en configurarse, mientras que las «cajas de herramientas» pueden tardar días en configurarse y conectarse a cada fuente de datos. Por lo tanto, cuál ofrece su proveedor generalmente se aclarará cuando vea sus estimaciones para el paso de integración en la implementación. 

Sin buenas integraciones automatizadas a sus sistemas de origen, sus usuarios terminarán gastando mucho tiempo perdido en la carga y la posible «limpieza» de datos. 

5. Diseñado para la nube 

Si bien las soluciones de planificación local fueron la tecnología estándar durante décadas, hoy en día son las soluciones en la nube las que gobiernan. Las soluciones de planificación que se crean con arquitectura de nube nativa ofrecen muchos beneficios sobre las soluciones locales clásicas. Estos incluyen la funcionalidad de back-end, como multi-tenancy para permitir actualizaciones eficientes y frecuentes, la distribución del procesamiento y las cargas de datos a través de los recursos de hardware, y de otra manera aprovechar lo que los grandes centros de datos y plataformas de nube pública tienen para ofrecer. 

Como ejemplo, localmente era normal realizar una actualización anual de un software, mientras que en la nube es la norma proporcionar actualizaciones mensuales completamente gratuitas y automatizadas. Esta práctica también proporciona a los usuarios un flujo continuo de nuevas características y correcciones de errores. 

Sin una arquitectura de nube especialmente diseñada, un proveedor se queda atrás de sus competidores con el tiempo. Varios de los proveedores locales heredados no reconstruyeron sus tecnologías para optimizarlas para la nube y, como resultado, en algún momento tendrán que reconstruir su producto o sus clientes migrarán a otros proveedores. 

¿Cuánto cuesta el software de presupuestación y previsión? 

Si bien es importante hacer su tarea para asegurarse de que el proveedor que elija tenga las características clave necesarias para una implementación exitosa, el costo total y los ahorros en tiempo y esfuerzo, así como la mejora de la toma de decisiones, son igual de importantes. 

Aquí hay algunas cosas en las que debe pensar cuando obtenga precios de los finalistas de su proveedor: 

  • ¿La suscripción anual de cada proveedor contiene el mismo número de usuarios y módulos? 
  • Si está recibiendo un descuento, ¿cuánto tiempo falta para que se restablezca al precio de lista? 
  • ¿Tiene el proveedor una política escrita para los aumentos anuales de precios? 
  • ¿Las estimaciones de implementación de cada proveedor son exactamente  el mismo trabajo? 

Una buena regla general es preguntar a cada proveedor por el costo total de suscripción durante los primeros 5 años. Asegúrese de que esto incluya cualquier posible aumento de precios. 

Además, si el proveedor es propiedad de una empresa de capital privado, es probable que se vendan mientras usted todavía es un cliente. Es una idea inteligente asegurarse de recibir un documento del proveedor que indique su política para aumentos de precios en el futuro, incluso si se venden a otra empresa. 

Aquí hay una herramienta para ayudarlo a comparar proveedores y calcular el retorno de la inversión (ROI). 

¿Por qué no usar Excel o la funcionalidad de presupuestación y previsión en mi sistema ERP? 

Excel es, con mucho, la herramienta de presupuesto más popular del mundo porque es gratuita (si ya posee Excel), increíblemente flexible y casi todos los profesionales de contabilidad y finanzas saben cómo usarlo. Si tiene un modelo de presupuesto simple y pocos usuarios, Excel puede ser el mejor software de planificación para su negocio, pero todos saben cuándo es el momento de reemplazar sus hojas de cálculo locales con algo mejor. 

Las señales de advertencia incluyen: 

  • Distribución ineficiente 
  • Problemas con la recopilación y consolidación de hojas de cálculo 
  • Enlaces rotos 
  • Informes deficientes 
  • Falta de seguridad del usuario 
  • Problemas de control de versiones 

Todos los sistemas ERP tienen una funcionalidad básica de presupuestación, pero eso rara vez es suficiente para manejar procesos completos de presupuestación y previsión. Y, independientemente de la promoción de un proveedor de ERP de sus características de planificación integradas, casi siempre las empresas terminan de nuevo en Excel con sus modelos de presupuesto incluso después de comprar una nueva solución ERP en la nube. Cuando Excel se vuelve demasiado ineficiente, adquieren una solución CPM. 

Conclusión 

En resumen, elegir una nueva solución de CPM para automatizar el proceso de planificación, así como para respaldar decisiones mejores y más rápidas, se está convirtiendo cada vez más en una prioridad estratégica para las organizaciones de todas las industrias. Como discutimos anteriormente, ciertas características son más importantes que otras y pueden ser impulsores clave del éxito, además de un proceso de implementación bien ejecutado. 

Aquí hay una herramienta gratuita de comparación de proveedores para ayudarlo a comparar proveedores en una serie de características diferentes. Esta herramienta también incluye una calculadora simple de retorno de la inversión (ROI) que forma parte de la puntuación total del proveedor. 

Enlaces a activos útiles de investigación y evaluación de software 

/por Solver