Las Principales Características que se Espera Encontrar en las Mejores Aplicaciones de Software de Informes Financieros 

Este artículo es la segunda parte de una serie de 8 partes sobre la evaluación de las mejores herramientas de CPM para su negocio. Esta parte se centra en las características de las mejores aplicaciones de software de informes financieros. 

El software de informes financieros que ofrece consolidaciones y funciones de planificación pertenece a una categoría de software que suele denominarse Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM). Algunos también se refieren a esto como Gestión del Rendimiento Empresarial (EPM). Dado que la mayoría de las organizaciones están planeando o han trasladado recientemente sus sistemas ERP a la nube, las soluciones de informes financieros basadas en la nube son ahora más populares que nunca. 

Aunque los redactores de informes nativos del ERP son capaces de producir estados financieros e informes de sub-libros, por lo general no son muy buenos en cuanto a formato y fórmulas avanzadas. Además, al estar integrados en el sistema ERP, no pueden elaborar informes sobre datos de otras fuentes de datos. Así que, casi siempre, las empresas exportan algunos o muchos de sus informes a Excel para finalizarlos y montarlos allí.  Como resultado, ha surgido toda una industria de soluciones de informes basadas en la nube para llevar la automatización de los informes de las empresas y los procesos de cierre de mes al siguiente nivel. 

Hay numerosos proveedores de software que ahora ofrecen soluciones de informes independientes, ya sea por separado o como parte de un conjunto de CPM. Como resultado, durante el proceso de selección de software, tendrá que elegir cuidadosamente la solución que sea ADECUADA para su negocio. Esto significa que la funcionalidad debe ser la adecuada para su negocio y que debe soportar los requisitos específicos de su industria. Y, por supuesto, el retorno de la inversión (ROI) debe ser positivo. 

Cuando se trabaja en un proceso de selección de software para encontrar el mejor software de informes financieros para su organización, siempre hay algunas características que son más importantes que otras. 

Estas son Algunas de las Principales Características que Debe Tener el Mejor Software de Información Financiera 

Mientras que la mayoría de los proveedores pueden mostrar más de 100 características en su producto (algo que puede hacer que la selección de software sea un proceso tedioso), los principales criterios de éxito pueden reducirse a unas pocas áreas clave. A continuación, se enumeran y discuten cada una de ellas. 

  1. Formato Avanzado de Informes 

Por definición, todos los buenos creadores de informes tienen un «diseñador de plantillas» para crear informes reutilizables y basados en parámetros. Además de los informes preconstruidos que los proveedores deberían proporcionar de forma inmediata, el diseñador de informes es el lugar en el que un usuario o consultor capacitado puede crear nuevas plantillas, como informes de pérdidas y ganancias y balances específicos para las necesidades de la empresa. 

Aproximadamente la mitad de los proveedores de CPM ofrecen complementos para Microsoft Excel donde se diseñan las plantillas. Esto suele proporcionar la mejor flexibilidad de formato y diseño. Además, casi todos los miembros del departamento financiero están familiarizados con Excel, por lo que tener un redactor de informes integrado en Excel acorta la curva de aprendizaje. Otros proveedores han creado diseñadores de informes propios para que los usuarios puedan diseñar informes financieros, pero éstos nunca contienen toda la capacidad de formato de Excel. Algunos proveedores no sólo ofrecen el diseño de informes en Excel, sino que proporcionan un portal web en la nube donde los usuarios finales pueden ejecutar las plantillas como informes web desde cualquier dispositivo y sin necesidad de complementos de Excel. 

Informe de varianza en pérdidas y ganancias (Copyright – Solver, Inc.) 

Nota 1: Tenga cuidado con los proveedores de CPM que ofrecen dos diseñadores de reportes porque eso implica el doble de trabajo para la formación de los usuarios avanzados. Esto puede llegar a ser desordenado en el proceso de cierre de fin de mes, los paquetes de informes y otras áreas, si las plantillas se crean con dos tecnologías diferentes. La razón para tener dos herramientas casi siempre se debe a que la funcionalidad del diseñador del proveedor para propietario no es suficiente para sus clientes, por lo que posteriormente añadieron un diseñador de Excel para manejar modelos complejos de clientes con muchos diseños de formatos. 

Nota 2: Además, tenga cuidado con las propuestas de venta que utilizan tableros de control «atractivos» para desviar su atención de las cuestiones relacionadas con el formato de los estados financieros. Mientras que los tableros de control son impresionantes herramientas de gestión centradas en el análisis gráfico, NO están construidos para ser escritores de informes financieros que puedan desarrollar y mantener fácilmente cosas como la estructura del libro mayor detrás de Pérdidas y Ganancias, Balances, Estados de Flujo de Caja y otros informes críticos.   

Sin un diseñador de informes en su nueva solución de planificación, corre el riesgo de tener que cambiar significativamente sus formatos de informes favoritos para adaptarse a la capacidad de la herramienta del proveedor. En muchos casos, incluso puede encontrarse a sí mismo y a su personal confiando todavía en sus sobrecargadas hojas de cálculo de Excel, ya que tendrá que exportar los informes a Excel y luego reformatearlos manualmente cada mes. 

Aquí hay una lista de unos 500 ejemplos de informes, tableros de control y plantillas de presupuestos. Es una buena idea preguntar a sus potenciales proveedores si puede ver ejemplos de sus bibliotecas de plantillas. Cuantos más ejemplos proporcionen, más seguro estará de que su solución tiene un buen diseñador de informes. 

2. Fórmulas Avanzadas 

Los informes financieros son algunos de los más difíciles de construir debido a los diversos calendarios contables, complejos y o cambiantes planes de cuentas y a los razones y cálculos personalizados necesarios para medir el rendimiento. Estas fórmulas y razones, normalmente creadas en Excel, pueden ser difíciles o imposibles de trasladar a una solución que utilice fórmulas propias o cálculos preestablecidos. 

La familiaridad con las fórmulas también es importante. Una vez más, Excel es el estándar de facto, no sólo en cuanto a formato, sino también en cuanto a fórmulas. Por esta razón, la mayoría de los proveedores de informes crean su diseñador de informes en Excel o tratan de imitar las fórmulas de Excel en su propia herramienta. 

Si el nuevo diseñador de informes no cuenta con una capacidad de fórmulas sólida y conocida, existe un alto riesgo de que dependa de consultores para que le ayuden con el diseño de los informes de forma continua y/o de que su equipo financiero pierda horas cada mes trasladando informes en Excel para «arreglarlos». 

 3. Consolidaciones Avanzadas 

Aunque todos los creadores de informes financieros pueden agregar datos entre cuentas y departamentos diferentes, un número mucho menor de soluciones que pueden realizar verdaderas consolidaciones. Además de consolidar los datos financieros de todas las filiales y divisiones para producir informes corporativos de alta calidad, las funciones más importantes son las siguientes 

  • Entradas manuales de eliminación entre empresas con comentarios y pista de auditoría 
  • Eliminaciones automáticas entre empresas 
  • Conversión de divisas 
  • Despliegue de los saldos de las filiales con diferentes planes de cuentas 
  • Posibilidad de introducir y hacer un seguimiento de los ajustes adicionales «de arriba» cuando sea necesario 

Una solución óptima también tendrá reglas de negocio como árboles y/o atributos de dimensión que incluyan automáticamente las nuevas cuentas sin tener que actualizar manualmente los informes o correr el riesgo de que los informes financieros mensuales sean erróneos o estén incompletos. 

Algunos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) hacen un buen trabajo manejando esto internamente, pero normalmente con mucha menos flexibilidad que una verdadera solución de informes CPM. 

4. Lista de Comprobación Avanzada del Proceso de Cierre y Presentación de Informes 

Aunque la mayoría de las soluciones modernas de informes CPM basadas en la nube ofrecen un módulo de flujo de trabajo, las listas de verificación son más raras. Una lista de comprobación del proceso de elaboración de informes financieros suele ser una lista organizada cronológicamente de todos los elementos que un controlador tiene que realizar o supervisar en el cierre del mes en lo que respecta a la elaboración de informes. A veces esto incluye 100 o más tareas individuales con muchas personas involucradas. 

Los principales pasos son: 

  • Cierre de los libros en el sistema ERP y transferencia de los datos a la solución de informes 
  • Visualización de los informes de excepción y de conciliación para señalar los problemas y conciliar los items 
  • Ejecutar los informes de los balances de comprobación 
  • Ajuste de las entradas (en el ERP o en la herramienta CPM) 
  • Ejecución de todos los informes de fin de mes 
  • Realización de análisis de desviaciones y tendencias con comentarios 
  • Publicación (visualización en la web, correo electrónico o Excel) de informes mensuales con comentarios 
  • Envío de presentaciones en PowerPoint al equipo ejecutivo 

Las mejores soluciones de elaboración de informes ofrecen listas de comprobación interactivas para ayudar a garantizar que todo se haga a tiempo. Suelen incluir funciones como casillas de verificación, descripciones, responsables, enlaces a la actividad, plazos y notificaciones. 

Lista de comprobación interactiva para la elaboración de informes mensuales 

Sin un buen módulo de flujo de trabajo y listas de comprobación, es muy probable que pase mucho más tiempo recordando a las personas los plazos y pidiéndoles opiniones o comentarios. Este nivel de seguimiento constante puede resultar aún más frustrante y complejo si está atascado en la gestión manual de tareas en empresas que tienen múltiples filiales y grandes equipos de contabilidad involucrados en el cierre de fin de mes. 

5. Integraciones de ERP Prediseñadas 

Todas las buenas soluciones de informes de CPM, por definición, tienen que ser capaces de integrarse con los balances del libro mayor de su sistema ERP como mínimo. Sin embargo, no todas las herramientas son excelentes para informar sobre otros datos. En la misma línea, algunas soluciones de informes tienen mejores integraciones con ciertos ERP que otras. 

He aquí algunas preguntas que debe hacer a los distintos proveedores durante su proceso de selección: 

  • ¿La integración con su ERP es en tiempo real o los datos se exportan a la base de datos en la nube de la solución de CPM? (Hay pros y contras de ambos). 
  • ¿Con qué frecuencia se pueden actualizar los datos del ERP en la herramienta de informes? 
  • ¿Está preconfigurada la integración del ERP o hay que mapearla y configurarla? 
  • ¿El redactor de informes sólo funciona bien con los datos del libro mayor o también se pueden introducir transacciones del libro auxiliar y datos que no sean del ERP? 
  • ¿Recogerá la integración cambios como nuevas cuentas y empresas? 

Cuando esté evaluando diferentes proveedores de CPM para sus necesidades de informes financieros y operativos, debería solicitar información detallada sobre la integración de cada solución con sus sistemas, incluyendo estimaciones sobre el tiempo y el coste que lleva configurarlos. Una integración realmente buena y preconstruida debería tardar como máximo una hora en configurarse, mientras que las «cajas de herramientas» pueden tardar días en configurarse y conectarse a cada fuente de datos. Por lo tanto, lo que ofrece su proveedor suele quedar claro cuando vea sus estimaciones para el paso de integración en la implementación. 

Sin unas buenas integraciones automatizadas a sus sistemas fuente, sus usuarios acabarán perdiendo mucho tiempo en la carga y posible «limpieza» de los datos. 

 6. Construido para la Nube 

Mientras que las soluciones de informes financieros locales fueron la tecnología estándar durante décadas, hoy en día son las soluciones en la nube las que mandan. Las herramientas de elaboración de informes CPM construidas con una arquitectura nativa en la nube ofrecen muchas ventajas con respecto a las soluciones clásicas locales. Estas ventajas incluyen funcionalidades de back-end como el multi-tenancy para permitir actualizaciones eficientes y frecuentes, la distribución de las cargas de procesamiento y de datos a través de los recursos de hardware y el aprovechamiento de lo que ofrecen los grandes centros de datos y plataformas de la nube pública. 

A modo de ejemplo, en el antiguo mundo on-premise, lo normal era realizar una actualización anual de su software, mientras que en el mundo de la nube lo normal es esperar actualizaciones mensuales completamente gratuitas y automatizadas. Estas actualizaciones periódicas también proporcionan a los usuarios un flujo continuo de nuevas funciones y correcciones de errores. 

Las soluciones en la nube altamente flexibles seguirán permitiendo a los usuarios finales ejecutar y ver informes tanto en Excel como en su navegador web (sin necesidad de instalar software en los ordenadores de los usuarios). Asegúrese de que ambas interfaces utilicen las mismas definiciones de informes (no dos tecnologías de informes diferentes) y permitan desglosar en vivo de los detalles de las transacciones siempre que el usuario necesite analizar a un nivel más profundo. 

Sin una arquitectura en la nube especialmente diseñada, un proveedor se quedará atrás respecto a sus competidores con el paso del tiempo. Algunos de los proveedores locales heredados no reconstruyeron sus tecnologías para optimizarlas para la nube y, como resultado, en algún momento tendrán que reconstruir su producto o sus clientes migrarán a otros proveedores. 

¿Cuánto Cuesta una Solución de Información Financiera? 

Aunque es importante hacer los deberes para asegurarse de que el proveedor que elija tenga las características clave necesarias para una implantación satisfactoria, también es importante considerar el coste total y el ahorro de tiempo y esfuerzo, así como el potencial de la solución para mejorar la toma de decisiones en su empresa. 

A continuación, se indican algunos aspectos en los que debe pensar cuando obtenga los precios de los proveedores finalistas: 

  • ¿La suscripción anual de cada proveedor contiene el mismo número de usuarios y módulos? 
  • Si está recibiendo un descuento, ¿cuánto tiempo pasará hasta que se restablezca el precio de lista? 
  • ¿Dispone el proveedor de una política escrita para los aumentos de precios anuales? 
  • ¿Las estimaciones de implementación de cada proveedor son exactamente para el mismo trabajo? 

Una buena regla general es pedir a cada proveedor el coste total de la suscripción para los primeros 5 años. Asegúrese de que esto incluye cualquier posible aumento de precios. Y, si el proveedor es propiedad de una empresa de capital privado, lo más probable es que se venda mientras usted sigue siendo cliente. En estos casos, es una opción inteligente asegurarse de recibir un documento que indique su política de aumentos de precios en el futuro, incluso si se venden a otra empresa. 

Aquí tienes una herramienta que te ayudará a comparar proveedores y a calcular el retorno de la inversión (ROI). 

¿Por qué no Utilizar Excel o la Funcionalidad de Informes Financieros de mi Sistema ERP? 

Excel es, con diferencia, la herramienta de elaboración de informes más popular del mundo porque es gratuita (si ya se tiene Excel), increíblemente flexible y casi todos los profesionales de la contabilidad y las finanzas saben utilizarla. Si tiene un plan de cuentas sencillo y no tiene demasiadas unidades de negocio y usuarios departamentales, Excel puede ser perfectamente el mejor software de informes financieros para su empresa. 

Sin embargo, todo el mundo sabe cuándo ha llegado el momento de sustituir sus informes de hoja de cálculo casera. Las señales de advertencia incluyen 

  • Distribución manual de informes dolorosa 
  • Problemas con la consolidación de las hojas de cálculo 
  • Enlaces dañados 
  • Poca flexibilidad de los informes 
  • Falta de seguridad del usuario 
  • Problemas de versiones 
  • y así sucesivamente… 

Todos los sistemas ERP disponen de una funcionalidad básica para la elaboración de informes, pero estas herramientas suelen fallar en cuanto a su gran formato, su capacidad para incluir datos que no son del ERP y su flexibilidad para gestionar las jerarquías de cuentas y empresas de forma dinámica dentro de las definiciones de los informes. La verdad es que, independientemente de la promoción de un proveedor de ERP de sus características de informes incorporados, las empresas casi siempre terminan de vuelta en Excel para algunos de sus informes, incluso después de comprar una nueva solución de ERP en la nube. Entonces, cuando Excel se vuelve demasiado tedioso, adquieren una solución CPM. 

Conclusión 

En resumen, la elección de una nueva solución de informes financieros para automatizar los informes mensuales, así como para cubrir otras necesidades de informes de gestión, promete, en última instancia, impulsar decisiones mejores y más rápidas en una empresa. Por ello, la facilidad de los informes financieros se está convirtiendo cada vez más en una prioridad estratégica para las organizaciones de todos los sectores. Como hemos comentado anteriormente, algunas características son más importantes que otras y pueden ser factores clave para el éxito, además de un proceso de implementación bien ejecutado. 

Enlaces a Recursos Útiles de Investigación y Evaluación de Software 

/por Solver