Las Principales Características de Excel que Hay que Buscar en las Mejores Aplicaciones de Software para Planificación e Informes Financieros 

Este artículo es la tercera parte de una serie de 8 partes sobre la evaluación de las mejores herramientas de CPM para su negocio. Esta parte se centra en las funcionalidades de Excel que refuerzan las mejores aplicaciones de software para planificación y elaboración de informes financieros. 

Casi todos los profesionales de las finanzas aman y odian a la vez a Microsoft Excel. Parece que no podemos vivir con él y no podemos vivir sin él. 

Por eso, cuando se busca adquirir una nueva solución de planificación o de elaboración de informes financieros y se comparan los proveedores finalistas, lo bien que interactúa cada solución con Excel suele formar parte de los principales requisitos de los usuarios. 

Hay que tener en cuenta que, aunque entre 2010 y 2015 surgió un número creciente de soluciones en la nube, el sentimiento popular de los proveedores basados en la web era que sus herramientas se desharían completamente de Excel. Pero, en poco tiempo, sus clientes empezaron a echar de menos la potencia de formato y cálculo de Excel (así como su familiaridad) cuando creaban informes y modelos presupuestarios. Como resultado, los primeros proveedores de la nube añadieron complementos de Excel para ofrecer una experiencia de diseño alternativa a los fans de Excel y varios proveedores más recientes, como Vena y Solver, hicieron de Excel una parte integral de sus soluciones en la nube. 

Para la mayoría de las empresas, la funcionalidad de Excel es LA clave del éxito cuando se utiliza el mejor software de planificación y elaboración de informes financieros. 

Estas son Algunas de las Principales Características que Hay que Buscar en los Complementos de Excel para la Elaboración de Informes y Presupuestos 

La mayoría de los usuarios en finanzas, contabilidad y generación de presupuestos consideran que una fuerte integración con Excel es una de las 5 o 10 características principales al evaluar y entre los proveedores de software para planificación y elaboración de informes. A continuación, analizaremos algunas características importantes para tener en cuenta en este sentido. 

1.La Diferencia entre Exportación/Importación de Excel y los Complementos de Excel 

Si bien casi todas las soluciones de generación de informes, planificación y gestión del rendimiento corporativo (CPM) pueden importar datos y exportar informes a Excel, estos procesos no deben confundirse con los complementos de Excel, que son plugins de Microsoft Excel que aparecen en su cinta de opciones. 

Con una herramienta de diseño de complementos de Excel, los usuarios construyen informes dinámicos basados en parámetros que extraen datos de la base de datos del ERP o del CPM. Los datos pueden actualizarse y volver a escribirse (presupuestación y previsión) sin ningún tipo de proceso de exportación e importación, lo que proporciona autoservicio a los usuarios finales. 

En esta página puede encontrar cientos de ejemplos de informes y formularios de presupuestos construidos con un complemento de Excel y hechos para ejecutarse en un navegador. Revisar los ejemplos de los proveedores de los tipos de plantillas que desea construir con su nueva solución puede ser una muy buena garantía de que el diseño y la capacidad de diseño en su solución elegida va a hacerse cargo de las necesidades de su organización. 

 2. Ejemplos de Herramientas Puramente de Excel frente a Portales Web con Complementos de Excel 

En el pasado, los complementos de Excel eran herramientas de generación de informes independientes que debían instalarse en el escritorio (o máquina virtual) de cada usuario. Por lo tanto, si usted tiene 50 usuarios, su departamento de TI tendría que mantener y actualizar 50 complementos de Excel. Por suerte, esto ha cambiado. Desde que surgieron las arquitecturas en la nube en el mercado de CPM, casi todos los proveedores han creado portales web multiusuario que son gestionados y actualizados automáticamente por el proveedor. 

Hoy en día, todavía quedan algunos de los clásicos complementos de Excel y la mayoría tienen la capacidad de conectarse a los ERP en la nube y «filtrar» los datos a Excel cuando se procesan los informes. Sin embargo, todos los principales proveedores tienen portales web en los que los informes se almacenan y, en algunos casos, también se ejecutan en el navegador del usuario sin necesidad de que Excel los ejecute. Esta arquitectura es especialmente útil para los procesos de planificación, en los que un número importante de usuarios finales puede simplemente abrir sus navegadores e introducir presupuestos y previsiones que se almacenan directamente en la base de datos en la nube de la solución CPM. 

 3. La Importancia de las Filas y Columnas Dinámicas de Excel Frente a las Estáticas 

La mayoría de las organizaciones añaden cuentas, departamentos y otros miembros de la organización a su ERP durante el año. En el caso de los complementos de Excel más antiguos, esto suele requerir un mantenimiento manual de los informes y las plantillas de presupuesto para insertar nuevas filas o columnas, o para mantener el contenido de los desplegables de los parámetros (por ejemplo, una lista de departamentos). Esto se debe a que estos complementos sólo pueden poner referencias a fórmulas a nivel de celda en la hoja de cálculo. 

Con los complementos modernos de Excel, puedes tener listas dinámicas de filas o columnas y parámetros globales de informes. 

He aquí algunos ejemplos rápidos: 

  • Filas Dinámicas 

Si tiene, por ejemplo, 20 cuentas de gastos de explotación, puede crear una fórmula de rango en una sola fila en Excel que se expanda automáticamente a 20 filas. Si alguien añade un nuevo número de cuenta en ese rango, automáticamente obtendrá 21 filas en el informe (o formulario de presupuesto). En los complementos de Excel más antiguos, hay que crear manualmente cada fila y, como son estáticos, las nuevas cuentas no se convierten en nuevas filas automáticamente. 

  • Columnas Dinámicas 

Supongamos que quiere datos reales desde enero hasta el mes actual y una previsión desde el mes siguiente hasta diciembre. En un complemento de Excel moderno, este informe puede realizarse de forma dinámica, independientemente del mes para el que se ejecute. Con los complementos estáticos y heredados de Excel, tendrá que cambiar manualmente las fórmulas cada mes, hacer 11 versiones del informe o hacer grandes «trucos» en el informe para hacerlo más dinámico. 

Diseño de plantillas con filas y columnas dinámicas

 Diseño de plantillas con filas y columnas dinámicas 

  • Parámetros Globales Dinámicos 

Los ejemplos típicos son los filtros de informe para la empresa, el departamento, el período o la versión del presupuesto. En los complementos antiguos de Excel, se diseñan como cuadros desplegables normales de Excel que se rellenan en función de los datos (por ejemplo, una lista de meses o departamentos) ocultos en algún lugar del libro. En los complementos modernos de Excel, estos selectores de parámetros son cuadros desplegables en un menú lateral o en la hoja de Excel que extrae su contenido directamente de la base de datos. 

En otras palabras, siempre están frescos y no necesitan listas de dimensiones ocultas en cada informe o plantilla de presupuesto. 

En resumen, los complementos modernos de Excel con filas, columnas y parámetros globales dinámicos proporcionan un diseño de informes más rápido y menos trabajo de mantenimiento. También es menos probable que produzcan informes erróneos porque pueden incluir automáticamente nuevas cuentas y otros miembros de las dimensiones del ERP que tienden a cambiar. 

4. ¿Es Excel la Herramienta de Diseño Principal o una Solución Adicional que Hay que Aprender? 

La gente de finanzas y contabilidad tiende a estar muy ocupada y a pocos les gusta dedicar más tiempo del necesario a construir o mantener informes. Como hemos comentado anteriormente, esta es una de las principales razones por las que los complementos de Excel son tan populares y han vuelto como parte de las soluciones de CPM en la nube. Sin embargo, al comparar proveedores con diseñadores de informes basados en Excel, es importante investigar si su herramienta de Excel es su segundo («opción») escritor de informes o EL escritor de informes. 

Las soluciones en la nube en las que hay un diseñador web propietario, además de un diseñador de Excel opcional, hacen que los usuarios no sólo tengan que aprender dos herramientas, sino que también tengan que lidiar constantemente con las decisiones sobre si un nuevo informe debe construirse en Excel o en la herramienta propia del navegador. Elaborar un paquete mensual de informes a partir de ambas herramientas, si es posible, puede resultar desordenado y suponer demasiado esfuerzo manual. 

Las soluciones con un diseñador de Excel único y específico tienen la ventaja de ofrecer a los usuarios una única herramienta que deben aprender, y el empaquetado y la distribución de los informes pueden realizarse en un solo lugar. 

5. Creado para la Nube 

Aunque algunos complementos de Excel heredados siguen siendo herramientas puramente locales, la mayoría pueden conectarse ahora a los ERP en la nube. La última generación de complementos de Excel no sólo puede gestionarse (instalación, seguridad de los usuarios, etc.) desde los portales en la nube, sino que algunos, como Solver, pueden incluso «convertir» automáticamente las plantillas de Excel en informes web y formularios de entrada. En estas herramientas, los usuarios pueden optar por ejecutar el mismo informe como un informe web sin necesidad de un complemento de Excel. También pueden utilizar el complemento de Excel para abrir el informe en Excel y ejecutarlo allí. 

En otras palabras, parte de la investigación y comparación de las soluciones de informes y presupuestos de los proveedores debería consistir en averiguar si su software de planificación y finanzas se basa en herramientas heredadas o en arquitecturas en la nube creadas a propósito. 

¿Cuánto Cuesta una Solución de Información Financiera? 

Aunque es importante hacer los deberes para asegurarse de que el proveedor que elija tenga las características clave necesarias para una implantación satisfactoria, también es importante considerar el coste total y el ahorro de tiempo y esfuerzo, así como el potencial de la solución para mejorar la toma de decisiones en su empresa. 

A continuación, se indican algunos aspectos en los que debe pensar cuando obtenga los precios de los proveedores finalistas: 

  • ¿La suscripción anual de cada proveedor contiene el mismo número de usuarios y módulos? 
  • Si está recibiendo un descuento, ¿cuánto tiempo pasará hasta que se restablezca el precio de lista? 
  • ¿Dispone el proveedor de una política escrita para los aumentos de precios anuales? 
  • ¿Las estimaciones de implementación de cada proveedor son exactamente para el mismo trabajo? 

Una buena regla general es pedir a cada proveedor el coste total de la suscripción para los primeros 5 años. Asegúrese de que esto incluye cualquier posible aumento de precios. Y, si el proveedor es propiedad de una empresa de capital privado, lo más probable es que se venda mientras usted sigue siendo cliente. En estos casos, es una opción inteligente asegurarse de recibir un documento que indique su política de aumentos de precios en el futuro, incluso si se venden a otra empresa. 

Aquí tienes una herramienta que te ayudará a comparar proveedores y a calcular el retorno de la inversión (ROI). 

Conclusión 

En resumen, elegir una de las mejores soluciones de software de informes financieros para automatizar los informes mensuales, así como para cubrir otras necesidades de informes de gestión, impulsará en última instancia una toma de decisiones mejor y más rápida en su empresa. Por ello, la tarea de encontrar las mejores herramientas de planificación y elaboración de informes financieros se está convirtiendo cada vez más en una prioridad estratégica para las organizaciones de todos los sectores. 

Como hemos comentado anteriormente, algunas características son más importantes que otras en el proceso de evaluación y pueden actuar como impulsores clave del éxito, además de un proceso de implementación bien ejecutado, por supuesto. 

Enlaces a Recursos Útiles de Investigación y Evaluación de Software 

/por Solver