El mejor software de CPM permite tomar decisiones empresariales más rápidas y mejores

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¿Su departamento de contabilidad y finanzas pierde un tiempo valioso con herramientas manuales de elaboración de informes mensuales? ¿Tiene demasiadas hojas de cálculo de Excel que controlar? ¿Su proceso presupuestario es lento y doloroso? Con el software de Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM) puede liderar una transformación de la oficina de finanzas en su empresa – y como resultado ayudar a permitir a sus equipos de gestión con decisiones más rápidas y mejores.

En este blog, veremos las ventajas del software CPM y cómo puede transformar su empresa.

¿Qué es el software CPM?

El moderno software de gestión del rendimiento corporativo utiliza plataformas en la nube que permiten una única versión de la verdad con informes financieros y operativos automatizados y de autoservicio. También gestiona todo el proceso presupuestario, así como las tareas de previsión que impulsan estimaciones de fin de año más precisas. El uso del software CPM permite mejorar los procesos, reducir los errores, minimizar la dependencia de las hojas de cálculo manuales y acelerar el análisis.

El software CPM también mejora y amplía las capacidades de información y planificación de los sistemas ERP. Aunque las soluciones ERP más populares de proveedores como Microsoft, Sage, SAP y Acumatica siempre ofrecen una funcionalidad básica de elaboración de informes financieros y presupuestos, los clientes suelen superar estas herramientas. Entonces terminan con modelos manuales de hojas de cálculo de Excel o atornillan una solución CPM a su sistema ERP para asegurarse de que sus equipos tienen las mejores soluciones tanto para las necesidades de contabilidad como para la planificación y la elaboración de informes.

Las hojas de cálculo son flexibles, pero….

La mayoría de las empresas, organizaciones sin ánimo de lucro y organizaciones gubernamentales siguen confiando en las hojas de cálculo manuales de Excel en varias áreas de sus procesos de información y planificación. Lo más probable es que usted también lo haga.

A continuación, se presentan algunos de los problemas típicos de las hojas de cálculo. El dolor resultante puede ir desde personal sobrecargado de trabajo que renuncia a gerentes de finanzas que son despedidos debido a las inexactitudes o el impacto negativo directo en la capacidad de una empresa para impulsar la eficiencia y para crecer:

  • Resultados imprecisos debido a errores en las fórmulas
  • Enlaces rotos u obsoletos a fuentes de datos u otros archivos
  • Falta de colaboración eficiente, varios usuarios no pueden acceder y actualizar los archivos simultáneamente
  • Controles insuficientes sin proceso de aprobación o flujo de trabajo debido a la naturaleza de los archivos de Excel
  • No hay informes en tiempo real durante el proceso de presupuestación y previsión para evaluar el progreso o detectar errores
  • Imposibilidad de actualizar dinámicamente los modelos con los datos reales más recientes.
  • No hay un seguimiento de auditoría para saber cuándo se hicieron los cambios individuales.
  • Falta de documentación y soporte debido a los modelos propietarios
  • Dependencia de los gurús de Excel para solucionar problemas o realizar cambios
  • Lentitud en el proceso de elaboración de informes mensuales
  • Lentitud en los procesos de presupuestación y previsión
  • Y más…

Sin embargo, a pesar de los posibles problemas que supone depender demasiado de las hojas de cálculo para la elaboración de informes financieros y la planificación, también tienen muchas ventajas, como, por ejemplo:

 

  • Casi todo el personal financiero está familiarizado con Excel
  • Las hojas de cálculo son increíblemente flexibles y tienen grandes capacidades gráficas y de diseño
  • Los modelos pueden diseñarse rápidamente para resolver diversas necesidades de información

Como resultado, muchas organizaciones confían en las herramientas de CPM como su solución principal para la elaboración de informes y presupuestos, y las complementan con modelos de Excel para diversas tareas ad hoc que no merece la pena diseñar en la solución de CPM.

 

¿Dónde encaja el software CPM?

Entonces, ¿qué tareas son las más adecuadas para el software de gestión del rendimiento empresarial? Las soluciones de CPM van más allá de los modelos de Excel y permiten a una empresa construir una plataforma de informes y planificación que impulsa la eficiencia, permite una información más rápida y fiable, y proporciona una herramienta que puede escalar con el crecimiento de una organización. Con el software CPM, los profesionales financieros pueden:

  • Obtenga la visibilidad de toda la organización necesaria para supervisar y medir eficazmente el rendimiento
  • Combinar fácilmente los datos del sistema ERP así como de otras fuentes de información clave
  • Habilitar una plataforma colaborativa y segura en la nube para la elaboración de informes y la planificación
  • Automatizar las tareas repetitivas en los procesos de elaboración de presupuestos e informes
  • Generar rápidamente previsiones y crear escenarios hipotéticos en momentos de incertidumbre
  • Gestionar los flujos de caja para predecir las necesidades futuras y garantizar la solvencia
  • Proporcionar a los usuarios una plataforma de autoservicio a la carta, con herramientas adaptadas a su función específica
  • Mejorar la exactitud de los datos con sólidos controles y herramientas de conciliación
  • Reducir el coste y el tiempo de tareas como la elaboración de presupuestos anuales y la presentación de informes mensuales
  • Obtenga una mejor predicción a través de modelos eficientes basados en controladores que pueden actualizarse rápidamente
  • Simplificar las consolidaciones multiempresa, incluidas las eliminaciones y la conversión de divisas
  • Permitir el uso de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático
  • Impulsar decisiones más rápidas y mejores con una única versión de la verdad
  • Y mucho más

A medida que las empresas abandonan las hojas de cálculo de Excel para los procesos financieros y de planificación esenciales, pueden desplegar plataformas de CPM para agilizar los procesos de elaboración de presupuestos, previsiones, informes financieros y consolidaciones. Cabe señalar que algunas de las principales soluciones de CPM son populares entre los usuarios de finanzas precisamente porque se integran estrechamente con Excel. Esto puede considerarse como una arquitectura que toma lo mejor de Excel y lo mejor de una plataforma en la nube y los une.

Con la automatización también llega la oportunidad de reducir el coste del trabajo manual y aumentar la precisión y el tiempo que se tarda en entregar la información esencial a los responsables de la toma de decisiones. Lo que antes llevaba semanas o meses con las hojas de cálculo puede reducirse a días u horas con las modernas soluciones de CPM basadas en la nube.

 

Ventajas del software CPM

Una noción popular en los últimos años es que los datos son el nuevo oro. Mientras que los modelos de hojas de cálculo de cosecha propia pueden reventar si se intenta almacenar demasiados datos, también se convierte rápidamente en un riesgo de seguridad.

El software de gestión del rendimiento corporativo elimina significativamente estos problemas mediante el uso de bases de datos escalables en la nube para almacenar datos, incluso de muchas fuentes de datos diferentes. La administración de usuarios detallada y basada en menús, con inicio de sesión único y autenticación multifactorial, garantiza que los informes y los presupuestos sólo sean accesibles para los miembros del equipo adecuados y para las áreas de negocio asignadas.

A medida que aumenta el número de fuentes de datos y el volumen de transacciones reales, la complejidad de los modelos de hojas de cálculo crece exponencialmente. Del mismo modo, a medida que aumenta el número de usuarios finales que introducen datos y comparten archivos de Excel, se multiplican los errores de fórmula y de introducción de datos.

Las plataformas de CPM eliminan o reducen significativamente estos problemas al conectarse directamente a las API de sus fuentes de datos para cargar los datos históricos de forma programada, permitiendo a los usuarios avanzados desplegar (¡y actualizar!) cuadros de mando, informes financieros y modelos presupuestarios directamente a los usuarios finales en sus navegadores web.

 

Como resultado de las mejoras en el proceso y la calidad de las actividades de planificación y elaboración de informes, la migración de los modelos de hoja de cálculo a una plataforma CPM impulsará, de forma clara y visible, decisiones financieras y operativas más rápidas y fundamentadas.

Con un moderno software CPM basado en la nube, usted y su personal podrán centrarse más en la gestión del negocio y dejar de dedicar tiempo al mantenimiento de complejos modelos de hoja de cálculo. Una afirmación popular relacionada con los beneficios de las plataformas de CPM es que pasará de dedicar el 80% de su tiempo a gestionar hojas de cálculo y datos y dejar sólo el 20% de su tiempo para el análisis, a dedicar el 20% de su tiempo a gestionar su solución de CPM y el 80% de su tiempo estará disponible para el análisis.

 

CPM como plataforma integrada en la nube

El software de gestión del rendimiento corporativo comenzó a hacerse popular en la década de 1990. La categoría de software maduró y entre 2000 y 2020 llegaron varias ofertas de CPM para organizaciones pequeñas, medianas y empresariales. Muchas de estas soluciones se crearon originalmente para su despliegue en las instalaciones, y también podían alojarse como instancias individuales en granjas de servidores de terceros, a menudo denominadas proveedores de alojamiento.

A partir de 2020, todos los proveedores modernos de CPM han construido o reescrito sus soluciones para que sean soluciones públicas en la nube, multi-inquilino, alojadas y actualizadas por los propios proveedores.

 

Las tediosas actualizaciones anuales o los parches realizados por consultores o por su departamento de TI han sido sustituidos por actualizaciones mensuales automatizadas en la nube que llegan a su navegador con nuevas funciones y mejoras la próxima vez que se conecte.

De forma similar, lo que solía ser una importante compra inicial seguida de cuotas de mantenimiento anuales se ha convertido en suscripciones a la nube con una renovación anual. Más allá de los precios y de las actualizaciones frecuentes y automatizadas, existen otras ventajas con el software CPM moderno basado en la nube, como los conectores preconfigurados a sus fuentes de datos y mercados con informes preconfigurados, cuadros de mando y plantillas de presupuestos.

 

Combinado con la completa eliminación de la necesidad de comprar y mantener servidores de hardware locales con los costes de electricidad y licencias de bases de datos relacionados, los cálculos del ROI (herramienta gratuita aquí) muestran que las soluciones de CPM en la nube proporcionan un retorno de la inversión significativamente mejor que las ofertas clásicas en las instalaciones, y son más fáciles de soportar para los proveedores que miles de instalaciones locales en las oficinas de los clientes.

El rápido despliegue de CPM impulsa una rápida obtención de valor

Los principales proveedores de CPM han llevado la experiencia de CPM al siguiente nivel innovando la experiencia de despliegue inicial para ofrecer un uso casi inmediato de su producto. Dos de estos ejemplos de innovación son el QuickStart de Solver y el Template Marketplace.

La tecnología subyacente utiliza conectores de fuentes de datos preconfigurados, asistentes de configuración e informes, cuadros de mando y formularios de presupuesto listos para usar que permiten miniimplementaciones tan rápidas como las de un solo día, que luego pueden ampliarse con la redacción de informes personalizados y otras adaptaciones. El tiempo de obtención de valor es mucho más rápido que en las implantaciones clásicas, en las que se empieza con una caja de CPM vacía y a menudo se necesitan 2 ó 3 meses de implantación antes de conseguir un uso práctico del nuevo sistema.

 

Estas son algunas de las tendencias de funcionalidad importantes y las mejores prácticas que ofrecen los proveedores de CPM modernos:

 

INTEGRACIONES PRECONSTRUIDAS A ERPS Y OTRAS FUENTES DE DATOS

Integrar sus fuentes de datos de transacciones a una solución de CPM puede ser una tarea tediosa, a menudo con consultores de integración técnica involucrados durante días, si no semanas. Sin embargo, con la asociación de muchos proveedores de CPM con empresas de ERP, es cada vez más normal que los proveedores de CPM creen integraciones específicas para cada sistema de ERP popular, a veces incluso con los campos de cada sistema que vienen pre mapeados.

MERCADOS CON PLANTILLAS LISTAS PARA USAR

Antiguamente, las soluciones de CPM se vendían como cajas vacías y las implantaciones empezaban desde cero, sin formularios de presupuesto, informes o cuadros de mando. Hoy en día, los proveedores de CPM se han dado cuenta de que los clientes quieren un tiempo rápido para obtener valor, y como resultado la tendencia es hacia los mercados in-app donde los usuarios con unos pocos clics pueden seleccionar y descargar plantillas para su uso inmediato. Estas plantillas suelen ser modificables, por lo que los usuarios pueden cambiar los colores, añadir columnas, etc. para adaptarlas a los estándares corporativos.

ACADEMIAS DE FORMACIÓN EN LÍNEA A SU PROPIO RITMO

Antes de la llegada de COVID, era relativamente normal tener una formación presencial para aprender un nuevo software empresarial. Sin embargo, con los modernos portales de formación, la mayoría de los proveedores ofrecen ahora academias de autoaprendizaje en las que los usuarios pueden aprender el software CPM a través de vídeos y tutoriales y obtener certificaciones desde la comodidad de su propia casa.

GATEA-CAMINA-CORRE

Las largas implantaciones de big-bang eran el estándar de los proyectos de CPM en el pasado. Esto llevaba a proyectos de mayor riesgo, ya que había que tomar numerosas decisiones de arquitectura, a menudo con la aportación necesaria de los usuarios, que todavía no entendían del todo cómo funcionaría el sistema con sus propios datos.

Con las modernas opciones de despliegue rápido, los usuarios pueden empezar a utilizar casi inmediatamente los informes estándar, los cuadros de mando y los formularios presupuestarios, lo que mejora significativamente su capacidad de tomar decisiones inteligentes e informadas para la posterior adaptación y ampliación del sistema. Este enfoque se describe a menudo con términos populares como crawl-walk-run, quick win, MVP (producto mínimo viable) o despliegue rápido.

TOMAR MEJORES DECISIONES

Si bien el objetivo principal del software CPM es automatizar los procesos de planificación e informes financieros, aún más importante es la forma en que apoyará decisiones más rápidas y mejores. La información oportuna, disponible en el formato adecuado y para el gestor correcto, puede tener un impacto directo en los resultados de la empresa, ya sea para maximizar los ingresos o para controlar los costes.

 

Además, y especialmente en tiempos de incertidumbre, las capacidades de planificación se convierten a menudo en el valor principal de una plataforma de rendimiento corporativo, permitiendo a los usuarios modificar rápidamente los controladores y crear nuevos escenarios de presupuesto y previsión que los directivos pueden utilizar para su planificación de capital humano y otras estrategias y tácticas esenciales.

La clave es utilizar la solución CPM para liberar tiempo para el análisis y las decisiones, automatizando la recopilación de datos, la consolidación, la conciliación y la preparación de presentaciones, que de otro modo serían tediosas.

 

¿Ha llegado el momento de integrar la planificación y los informes financieros con CPM?

Una de las principales ventajas de las soluciones modernas de gestión del rendimiento corporativo es que agilizan los procesos de planificación y elaboración de informes y, al mismo tiempo, permiten a su empresa disponer de una plataforma segura en la nube que produce sistemáticamente una única versión de la verdad, en comparación con lo que se puede hacer con modelos de hojas de cálculo propias, múltiples redactores de informes, etc. Entonces, si ha llegado a esta conclusión, ¿cuáles son los siguientes pasos típicos?

 

  1. Documentar lo que constituye el éxito

Reúnase con los patrocinadores ejecutivos y los usuarios clave para documentar los resultados empresariales deseados del proyecto de CPM desde su punto de vista. Éstos deberían presentarse a los proveedores de CPM que se van a evaluar para asegurarse de que se sienten cómodos con que su solución pueda ofrecer estos resultados. Los resultados también deberían plantearse durante y al final del proyecto para garantizar la alineación.

  • Crear una lista de preguntas abiertas
  • Entrevistar a ejecutivos y usuarios clave
  • Conciliar las respuestas y documentarlas en un formato claro de viñetas

 

  1. Defina sus necesidades

Al crear una lista claramente definida de sus necesidades y problemas de planificación y elaboración de informes, podrá comunicar los requisitos pertinentes al proveedor de CPM cuando comience el proceso de evaluación.

  • Documentar los procesos de planificación e información actuales y deseados
  • Documentar las fuentes de datos que alimentarán el sistema CPM
  • Cuantificar el tiempo que se dedica actualmente a estos procesos
  • Describir la funcionalidad crítica y necesaria
  • Estimar el coste de las ineficiencias y los datos inexactos

 

  1. Seleccione la solución de CPM que mejor se adapte

La buena noticia es que existen en el mercado varias buenas soluciones de gestión del rendimiento empresarial. Normalmente están optimizadas para organizaciones pequeñas, medianas y grandes, y el precio y la complejidad están estrechamente relacionados con el tamaño de su empresa y el número de usuarios. A continuación, se sugieren pasos para ayudar a encontrar la mejor solución de CPM para sus necesidades:

  • Utilice una herramienta de evaluación de software como G2 para elaborar una lista de proveedores de CPM
  • Contacta con los proveedores y proporciona la documentación de los puntos 1 y 2 anteriores
  • Realice entrevistas con los proveedores y obtenga demostraciones de los productos
  • Compare la funcionalidad y el coste de cada solución
  • Realice la selección final con las aportaciones de los usuarios y de los expertos de terceros.

Puede utilizar esta herramienta de comparación de proveedores de software de CPM y ROI para ayudarle a encontrar la mejor solución de CPM para sus necesidades.

 

  1. Implementación y puesta en marcha

Incluso el mejor software puede implementarse de forma incorrecta, con un resultado inferior. Por este motivo, conviene verificar cuidadosamente que los consultores y el propio equipo que va a ayudar en las implantaciones tienen la experiencia y el historial adecuados.

  • Definir el equipo de implementación conjunto de consultores y empleados.
  • Crear un buen plan de proyecto con fases, plazos y responsables claramente definidos.
  • Estar dispuesto a pensar en lo nuevo basándose en las funcionalidades de la plataforma CPM elegida (es decir, «una clavija cuadrada en un agujero cuadrado»), así como en sugerencias para realizar mejoras respecto a sus antiguos modelos de planificación y elaboración de informes.
  • Identifique las áreas que puedan ofrecer ventajas rápidas que permitan utilizar parte de la solución de inmediato. A menudo, esto puede lograrse con conectores preconfigurados y plantillas listas para usar o de muestra del proveedor.
  • Comuníquese bien y con frecuencia y anime al equipo a impulsar la innovación y las mejoras.

Con una planificación y ejecución adecuadas, es muy probable que su nueva solución de CPM le ayude a llevar a su organización al siguiente nivel. Su equipo de finanzas y contabilidad pasará menos tiempo manteniendo modelos antiguos y tendrá más tiempo para el análisis y la toma de decisiones.

Si este es el momento adecuado para que busque una solución de CPM, eche un vistazo al recorrido de Solver y póngase en contacto con nuestro equipo en cualquier momento para contarnos sus necesidades. Con las integraciones QuickStart de Solver y las plantillas preconstruidas, ¡podría ponerse en marcha en tan sólo un día!

 

Enlaces a Recursos Útiles de Investigación y Evaluación de Software

 

 

/por Solver