Cómo Implementar la Previsión de la Fuerza Laboral para su Empresa
La previsión es siempre una parte esencial de cualquier negocio y la fuerza de trabajo suele ser el gasto más importante. La planificación de la fuerza laboral incluye salarios, comisiones, beneficios, impuestos, jubilación y mucho más. En promedio, los gastos de fuerza de trabajo comprenden más del 30% de las ventas brutas, pero pueden superar el 50% según la industria. La previsión de la fuerza laboral debe ser siempre la máxima prioridad para cualquier organización. Nuestra guía cubrirá muchas alineaciones con estrategias, acceso a datos y mejores prácticas sobre planificación y previsión de la fuerza laboral.
Cómo desarrollar un plan estratégico para la previsión de la fuerza laboral
Hay muchas preguntas que hacer antes de comenzar cualquier tipo de pronóstico, y los elementos relacionados con la fuerza laboral suelen ser algunas de las preguntas más importantes. Las empresas no podrán pronosticar reducciones, aumentos o cambios con precisión para la fuerza laboral sin un plan estratégico. Los datos varían, pero la estimación es que aproximadamente el 90% de todas las organizaciones no logran ejecutar sus estrategias con éxito.
Hay muchas razones para el fracaso e incluyen la falta de comunicación, no vincular la estrategia con la planificación, solo el enfoque de arriba hacia abajo y la estrategia de implementación fallida. Asegúrese de que la organización tenga una estrategia clara y comuníquele claramente a la empresa que existe una ruta de ejecución bien definida.
Acceso a la bodega de datos para la planificación de la fuerza de trabajo
La capacidad de acceder a datos precisos y oportunos para el análisis es una necesidad. Los datos deben ser accesibles para poder construir modelos de previsión de la demanda de la fuerza laboral. Puede haber muchos datos y a continuación se muestra un ejemplo de algunos de los datos por empleado por mes que serían beneficiosos para crear un modelo:
- Salario
- Comisiones
- Bonificaciones
- Promociones
- Impuestos
- Beneficios
- Nuevas contrataciones
- Título
- Terminaciones
- Tiempo extraordinario
- Plantilla por puesto
- Horas trabajadas
- Elegibilidad para beneficios
La primera pregunta que debe hacerse es si puede acceder a los datos. Determine de dónde provienen los datos y cree un proceso para integrar los datos de modo que haya un proceso fluido mensual o trimestralmente, según la frecuencia con la que se realicen las previsiones.
Verifique los datos para asegurarse de que sean precisos, ya que la fuerza laboral representa más del 30% de los gastos, por lo que una pequeña variación puede tener un gran impacto. Por ejemplo, si un beneficio comprendía el 1% de los ingresos brutos de $ 100 millones y la suposición estaba desviada en un 50%, entonces la variación sería de aproximadamente $ 500,000 para un solo beneficio. Esta es una variación sustancial para un solo beneficio, que puede afectar la toma de decisiones.
Generalmente, los modelos de previsión de la demanda de la fuerza laboral son las plantillas más complejas que tienen las organizaciones. Cuanto más precisos sean los datos, menos complejos deben ser los modelos y muchas de las suposiciones desaparecen. Un modelo permite que los gerentes y ejecutivos tomen decisiones rápidas y precisas en torno a los cambios que pueden tener que ocurrir. Pueden crear rápidamente múltiples escenarios hipotéticos que proporcionan la base para la mejor toma de decisiones posible.
Cómo pronosticar el cambio en la fuerza laboral
Hay muchas formas de planificar los cambios en la fuerza laboral. Primero, como se indicó anteriormente, establezca una estrategia para proporcionar a todos los que utilizan el modelo la claridad para tomar decisiones que cumplan con los planes estratégicos.
Si la gerencia espera que la producción aumente en un 50% en la manufactura, entonces normalmente debería haber un aumento en la fuerza laboral o un plan sobre el uso de más robótica, lo que puede disminuir la fuerza laboral para satisfacer la demanda. Sin embargo, sin esta información, la precisión del plan no será exacta.
Decida si utilizará un enfoque de top-down,o bottom-up o un híbrido de los dos enfoques. Un enfoque de top-down es cuando la alta dirección determina el plan y lo lleva al resto de la empresa. Un enfoque bottom-up es cuando los gerentes de línea planifican y luego se acumula en un plan consolidado. Un híbrido usa ambos métodos y luego compara como versiones diferentes.
Los ejecutivos pueden proporcionar una versión de top-down como guía para los gerentes. La clave para un enfoque top-down es un modelo que proporciona escenarios hipotéticos rápidos, por ejemplo, basados en la adición de nuevas contrataciones, la modificación de beneficios o la terminación de un porcentaje de la fuerza laboral.
El bottom-down generalmente tiene dos métodos y utiliza el enfoque que mejor se adapta a su organización. Una forma es pronosticar a nivel de empleado. Los gerentes ingresarían nuevas contrataciones, posiblemente despidos, aumentos, horas extra y cualquier beneficio sobre el que un gerente tenga información. Este método es muy preciso, pero puede tener fallas si hay mucha rotación. El segundo método consiste en planificar la plantilla por puesto. Este método enumeraría un título de trabajo y la cantidad de personal junto con un salario promedio. Esto no es tan exacto como el salario promedio, pero funciona para organizaciones grandes que tienen muchas personas en puestos similares.
Finalmente, es importante comprender cómo ha sido la organización en el pasado con respecto a su fuerza laboral. Haga preguntas como las siguientes:
- ¿La organización es buena para contratar o despedir?
- ¿Contrata demasiado pronto o demasiado tarde?
- ¿Suele dirigir una organización muy ajustada o es demasiado grande?
- ¿Algunos departamentos obtienen más presupuesto que otros departamentos?
Comprender esta información es vital, ya que debe incluirse en el plan.
La imagen a continuación ofrece un ejemplo de un formulario de pronóstico parcial donde un usuario puede ingresar un objetivo, realizar cambios y ver cambios en tiempo real.
Pronóstico de la fuerza laboral-proceso de presentación de informes
La presentación de informes es el último paso y se reduce a dos partes principales.
Primero, tenga informes para determinar las variaciones del pronóstico de la fuerza laboral contra el real por departamento. A continuación, analice y documente las variaciones. Determine si las variaciones se deben a que los supuestos son incorrectos y luego modifique el modelo para que sea más preciso en el futuro. Si las variaciones se deben a cambios en las decisiones, documéntelo para que pueda ser accesible en el futuro, en caso de que surjan preguntas.
En segundo lugar, determine las métricas de la fuerza laboral que son importantes para la organización. A continuación, se muestran algunas métricas que pueden resultar útiles:
- Ingresos / Empleado: realiza un seguimiento de la productividad de la organización a lo largo del tiempo.
- Rotación de empleados: número de despidos dividido por el número medio de empleados. Tenga en cuenta modificar para separar los despidos voluntarios e involuntarios.
- Beneficios Costo / Empleado: determine la tendencia dividiendo todos los beneficios por empleado. Una variación es dividir esto por la nómina total.
- Porcentaje de horas extraordinarias: las horas extraordinarias divididas por el total de la nómina.
- Tiempo desde la última promoción: tiempo medio en meses desde la última promoción. Esto puede significar un problema si muchos de los empleados principales se van.
- Tiempo para contratar: la cantidad de días que, en promedio, toma desde que se publica un puesto hasta que se firma la carta de oferta.
- Compromiso: utilice una encuesta para hacer preguntas a los empleados anualmente y compare a lo largo del tiempo.
Este ejemplo de tablero proporcionado por Microsoft muestra un análisis visual de la fuerza laboral
– https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/sample-human-resources.
Solver ofrece una variedad de modelos de previsión de demanda de la fuerza laboral para ayudarlo a prepararse para el éxito. Puede revisar algunos ejemplos en las imágenes a continuación.
Póngase en contacto con Solver para obtener más información sobre la previsión de la fuerza laboral
La previsión de la fuerza laboral es una función imperativa para todas las organizaciones y todo comienza con un buen plan estratégico. Una vez que esté completo y comunicado, proporcione acceso a los datos y cree modelos que permitan tomar decisiones de primer nivel. Finalmente, analice los informes, revise las métricas y realice cambios basados en el análisis.
Nuestro equipo en Solver puede ayudarlo a prepararse para la planificación de la fuerza laboral y el pronóstico del éxito. Póngase en contacto con nuestro equipo hoy o solicite una demostración para obtener más información sobre nuestras herramientas de gestión del rendimiento corporativo.
