Cómo hacer un análisis de varianza presupuestaria en 30 minutos
Los presupuestos pueden ser difíciles. Si bien analizar adecuadamente las tendencias y patrones en su historia financiera y proyecciones es una parte esencial de la presupuestación y la previsión, requiere largas horas de trabajo tedioso si se realiza manualmente. De hecho, muchas empresas contratan personal de FP & A específicamente para realizar tareas relacionadas con la varianza y el análisis.
Ya sea que sea una pequeña empresa o una corporación establecida, sabe que pocas cosas requieren más atención y análisis que su presupuesto. Tantos factores entran en la creación y ajuste de presupuestos que es difícil realizar un seguimiento de cada variable y el resultado potencial. Sin embargo, aquí es donde entra en juego un proceso especial conocido como varianza presupuestaria.
¿Qué es un análisis de desviaciones presupuestarias?
El análisis de desviaciones presupuestarias se refiere al proceso de ayudar a una empresa a alcanzar sus objetivos mediante el análisis de varios componentes:
- Proyecciones presupuestarias
- Resultados presupuestarios reales
- Desviaciones dentro del presupuesto
- Disparidades entre proyecciones presupuestarias y resultados
La realización de un análisis de varianza presupuestaria estándar requiere que la administración compare sus proyecciones presupuestarias con los resultados reales y evalúe las disparidades entre los dos. El análisis de desviaciones presupuestarias ayuda a la administración empresarial a realizar un seguimiento favorable y negativo de las desviaciones presupuestarias y a determinar cómo ajustar el presupuesto para cumplir mejor los objetivos de la empresa.
Al estudiar la varianza presupuestaria de una empresa, la administración puede detectar cambios inesperados en el rendimiento, para bien o para mal. Esto ayuda a los líderes empresariales a establecer expectativas futuras realistas y diseñar un camino que conduzca al éxito futuro. Llegar desde donde se encuentra ahora hasta sus metas finales no es un camino lineal, y entender la varianza presupuestaria es clave para hacer progresos constantes mientras evita los escollos financieros.
Al realizar informes de análisis de desviaciones financieras, algunas empresas más pequeñas prefieren delegar la tarea a expertos con una experiencia más amplia con herramientas de análisis de desviaciones presupuestarias e informes. Dentro de las empresas más grandes, el análisis de desviaciones presupuestarias suele ser realizado por un equipo creado específicamente para tareas de análisis de desviaciones FP&A. Cualquiera que sea el caso con su negocio, es importante dominar el análisis de varianza presupuestaria lo antes posible.
Los dos tipos de desviación presupuestaria
En el proceso de análisis de desviaciones presupuestarias, los resultados se clasifican con mayor frecuencia en dos tipos: varianza «favorable» y varianza «negativa». La principal diferencia entre los dos es bastante autoexplicativa. Mientras que la desviación presupuestaria favorable se refiere a una diferencia positiva entre los resultados presupuestarios proyectados y reales, como los beneficios más altos, una variación negativa indica literalmente un resultado negativo, como la pérdida neta.
Puede obtener más información sobre cada tipo de desviación presupuestaria a continuación.
Favorable
La desviación favorable es un indicador de que una empresa lo está haciendo mejor de lo esperado en un área determinada. Muchas personas piensan que la varianza favorable es una «sorpresa agradable», por ejemplo, un producto ve más ingresos por ventas de lo esperado o el costo de implementar un nuevo producto o sistema es menor de lo esperado. Hay muchos factores que pueden influir en la desviación favorable en el análisis presupuestario.
Negativo
Al igual que la varianza favorable, la varianza negativa es lo que parece. Las desviaciones negativas suelen indicar una pérdida de ingresos. Tal vez un determinado producto no se vendió tan bien como se proyectó, o tal vez uno de los proveedores del negocio subió el precio de ciertos bienes o materiales. Cualquiera que sea el caso, la varianza negativa debe tomarse muy en serio.
Afortunadamente para las empresas con buenas prácticas de análisis de varianza presupuestaria, las variaciones negativas impulsarán un ajuste positivo en la estrategia de negocio para adaptarse a los desafíos futuros.
Mejores prácticas para la presentación de informes y análisis de desviaciones presupuestarias
El análisis de desviaciones presupuestarias es una parte esencial del proceso de gestión financiera de cada empresa. Sin embargo, solo puede beneficiarse del análisis de desviaciones presupuestarias si lo está haciendo correctamente.
Muchos profesionales de la gestión empresarial que no están familiarizados con cómo hacer un análisis de varianza presupuestaria tienden a pasar por alto factores presupuestarios importantes o incluso posponen la desviación de informes y análisis. Esto puede conducir a oportunidades perdidas para mejorar el rendimiento de la empresa. Afortunadamente, con las herramientas y estrategias adecuadas, el análisis de varianza presupuestaria no tiene por qué ser una tarea temida.
Estas son algunas prácticas recomendadas para implementar en el proceso de análisis de desviaciones presupuestarias:
- Programe tiempos específicos para realizar tareas de análisis de desviaciones presupuestarias durante todo el año. El análisis regular de desviaciones es clave para mejorar el rendimiento de una empresa.
- Tome medidas correctivas tan pronto como descubra una variación negativa o positiva para evitar que un problema existente empeore o para capitalizar una oportunidad de oro en el mercado.
- Vigile de cerca las condiciones económicas que rodean su negocio.
- Automatice donde pueda. ¡Haz que el software de análisis de desviaciones presupuestarias te haga un pedazo del trabajo pesado por usted!
Pasos para completar un análisis de varianza presupuestaria
Los pasos para completar un análisis de desviaciones presupuestarias son sencillos, pero se simplifican aún más mediante la implementación de la automatización de software. Su personal de FP&A o dirección completará estos pasos en el análisis de desviaciones:
1. Analizar las diferencias en los resultados reales frente al presupuesto
Si se descubren disparidades significativas, normalmente un 10% o más, estas desviaciones deben analizarse para averiguar por qué ocurrieron en primer lugar. Aunque el análisis manual de desviaciones presupuestarias puede tardar horas en saltar hojas de cálculo, una solución automatizada tardará solo unos minutos en realizar la misma tarea.
2. Averigüe por qué se produjo la diferencia
Si la diferencia es positiva o negativa, siempre debe identificar su causa subyacente para que pueda aprender de la ocurrencia. El tiempo que esto tarde variará dependiendo de las desviaciones en cuestión.
3. Elaborar un informe
Este informe debe documentar el análisis presupuestario y de varianza y las razones de cualquier desviación. El software automatizado puede hacer esto por usted.
4. Lluvia de ideas con analistas de gestión y financieros
Después de completar el análisis, querrá considerar cómo avanzar en función de los resultados.
Los pasos básicos para realizar un análisis de varianza presupuestaria pueden parecer simples, pero pueden ocurrir mucho más rápido y con más precisión al usar software que al realizar todo el proceso manualmente.
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